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SOHOのメールのルール

SOHOの場合では在宅で仕事をしている事もあり、メールの利用の仕方には注意が必要です。
求人に対する応募一つでも、メールの対応の仕方によって不採用になることは多いのです。
どんなにその人にスキルがあっても、メールの対応一つで信用度は随分と違ってきます。
SOHOの場合は、仕事の連絡、納品など全てがメールで対応しますから、緊急以外電話で話したり直接会うと言う事は少ないのです。
メールでその人のイメージが作られますから、なるべく好印象を与えるメールの作成術を見に付けて下さい。
家で仕事をしている、主婦であるという事は関係ありません。ビジネスであるという自覚を持って対応しましょう。


ビジネスメールで気をつけたいこと

ビジネスメールでの注意点は幾つかあります。
HTMLメールというのは、メールソフトによっては文字化けしてしまうため、全てのソフトに対応するようにテキストメールにするのは常識です。
この常識は仕事をする側も気をつけなければなりませんが、クライアントがHTMLメールを使っていれば、ビジネスの常識が無い人と判断する事もできます。
個人事業主の人と仕事をやり取りする場合は、最低限でもテキストメールを利用できる、連絡先を教えてくれる人を選ぶようにしてください。
私も何度か、HTMLメールで対応する方と取引したり、連絡先はメールだけという人も居ましたが、中には誠実な対応をしてくれる人も居るとは言え、報酬をもらうまでは不安が大きかったです。
仕事を貰えればどんな人とでもと言う気持ちの場合は、仕方ないのかも知れませんが、やはり安心感としては少ないです。
また、メールには機種依存文字を使えば、場合によっては文字化けしてしまいます。
相手のパソコン環境は分からないのですから、どのような相手でも読めるメールというのは基本的なことです。
もう一つビジネスメールで気をつけたいのが、メールチェックは1日に数回行う事です。
極端に朝早くや夜中にメールをチェックする必要は無く、常識のある時間帯に何度かチェックするようにしてください。
場合によっては、夜中にメールをくれる方も居ますが、次の朝にチェックして返事を返せば特に問題ありません。
レスポンスが早い人は、相手に対して信頼感が高まりますし、急ぎの仕事でも依頼したくなります。

 

ビジネスメールのルール

最低限守りたいメールのルールは以上になりますが、その外にも気をつけたい点があります。
メールの件名は、求人応募などでは指定してくる場合もあります。
数多くのメールが来るため、確実に求人の応募メールだと分かるよう、相手はメールの振り分け機能を使っています。
指定した件名ではない場合は、メールが読まれずにスパムメールだと勘違いして削除してしまう可能性があります。
また、納品のメールなども件名が指定してあれば、きちんと連絡を取り合うためにも守るようにしましょう。

 

メールの差出人の名前は、きちんと自分の名前になっているでしょうか。
プライベートなメールアドレスでは、名前のみの記載でも良いのですが、ビジネスメールの場合はフルネームで差出人が表示されるようにします。
また、屋号があれば屋号も入れておきます。
メールの差出人の名前を変えるには、Outlook Expressの場合「ツール」→「アカウント」→「メール」→「プロパティ」で変えられます。

 

メールアドレスはプライベート用、仕事用と複数持っていた方が管理しやすくなります。
複数のアドレスと言っても、フリーメールの場合はスパムメールに分類されやすいので、最低限プロバイダーのアドレスを利用するようにしてください。
プライベート用を、フリーメールアドレスにすると良いでしょう。

 

 

 

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